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n los últimos meses parece que todo está regresando a su normalidad, después de aplicar las medidad para protegernos de la pandemia, periodo que nos ha permitido evolucionar en la forma de interactuar, no solo con las personas con las que compartimos nuestra vida y cómo cumplimos con las tareas del trabajo, sino también, cómo debemos accionar ante la Administración en razón de las solicitudes de trámites, cumplimientos y, por supuesto, la dirección de procedimientos tanto en vía administrativa como judicial.

La digitalización de los procesos se ha convertido en una prioridad, y nos ha presionado a la adaptación, pero también nos expone a una dependencia de los sistemas que nos obliga a no olvidar la importancia de contar con un “plan B”, que sea ágil y que asegure la fiabilidad de los datos en protección de derechos fundamentales, por ello, la situación que se ha vivido en los últimos días por la violación de los datos de algunas dependencias estatales nos ha puesto las barbas en remojo.

Recordarán que hace 20 años, la gestión ante cualquier dependencia se llevaba a cabo 100% manual; todo se guardaba en cajas, se ocupaba un sello de tinta en la papelería para demostrar un recibido, y en casos de auditorías, el auditor visitaba al contribuyente por varios meses en su domicilio fiscal para validar toda la documentación de respaldo de las operaciones, donde los libros contables eran transcritos a mano en asientos resumen, y los respaldos de facturación correspondía a múltiples cajas o rollos de papel térmico, que con el tiempo se volvían ilegibles. Es claro que, en esos momentos parecía una misión imposible para respaldar la realidad económica de las transacciones y evitar el error humano.

Claramente esto ha sido superado, y la información que respalda las transacciones económicas son accesibles en sistemas de contabilidad ordenados y por medios de seguridad, la información se comparte en formatos digitales a través de documentos con formatos como TXT y Excel, en CD, memorias USB o correos electrónicos, y la firma digital con la Ley De Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (8454), se implementó la posibilidad de firmar documentos de forma digital y que tuviera la misma validez que la firma tradicional manuscrita.

No debemos olvidar que para que esta nueva forma de comunicación y documentación de las transacciones debe ser acorde al respeto de principios constitucionales como lo señala la Constitución Política, que garantiza a los ciudadanos la inviolabilidad de los documentos privados, tal y como sucede con la documentación fiscal, y otras fuentes de información personal de los ciudadanos.

Por lo que, es fundamental revisar estos puntos, pues como veremos aún no hay claridad en algunos temas que terminan generando incerteza jurídica, respeto al debido proceso y las garantías, que es donde la virtualidad no puede prevaler sino ser congruente.

En estos casos el expediente digitalizado debe permitir a las partes de un proceso la garantía procesal de conocer con total claridad cuáles son los elementos sobre los cuales se imputa un incumplimiento y la forma en que debe dirigirse el derecho de defensa, para ello, hay requisitos mínimos que debe contener este expediente, como enumeración de los folios, cronología de los actos, información clara y completa de antecedentes, confidencialidad de los datos, notificación del inicio de actuaciones.

Lo anterior, mantiene la igualdad entre las partes ya