Aplique estas tácticas para el teletrabajo en equipo

Parte del éxito del trabajo remoto colectivo pasa por el liderazgo y la resolución de conflictos

Jimena González es profesional de la comunicación y ha estado en teletrabajo desde marzo del 2020, mes en el que se detectó el primer caso de COVID-19 en Costa Rica.

No obstante, antes de la pandemia la empresa en la que labora ya implementaba un día de trabajo remoto a la semana. Aun así, el paso al teletrabajo permanente ha implicado ajustes.

“Aunque ya conocíamos bien el teletrabajo, todos pasamos por un periodo de ajuste cuando transitamos a un modelo completamente remoto”, dijo González.

Uno de los cambios que aplicó su empresa tuvo que ver con el trabajo en equipo, cuya dinámica se replantearon para poder aprovechar el tiempo igual que lo hacían presencialmente.

“Después de un tiempo de prueba y error, logramos retomar el ritmo que teníamos como equipo”, cuenta la profesional. Para llegar a ello, ajustaron aspectos como los tiempos de reunión, la cantidad de personas presentes y probaron diversas herramientas tecnológicas.

Así como el equipo de Jimena González, muchas empresas debieron modificar las dinámicas de los grupos de trabajo, adaptándolas a la virtualidad empujada por la pandemia. Los equipos se han enfrentado, además, a la inestabilidad de la conexión a Internet, la presencia de familiares en las casas (especialmente niños), así como a la situación emocional que carga cada integrante en medio de circunstancias de extrema incertidumbre.

“Hay cambios a nivel emocional porque los espacios psicológicos se vieron alterados y la gente ha tenido que adaptarse. Antes la casa era vista como mi lugar de recreación, mi espacio libre, y de un momento a otro yo llevo el trabajo a mi casa. A muchos eso les ha costado”, comentó Carlos Bustamante, profesor de la Escuela de Psicología de la Universidad de Costa Rica, especializado en psicología laboral.

En ese contexto, el trabajo en equipo también ha tenido afectaciones, pues la presencialidad facilitaba en gran medida el intercambio de opiniones, la socialización y la coordinación, la cual es clave cuando se trabaja con más personas.

“La coordinación es uno de los elementos que sufrió mayor impacto negativo producto de la pandemia. Las personas no estaban habituadas a coordinar o intercambiar virtualmente”, expresó Cristina Cubero, consultora especialista en temas de transformación y talento.

Ambos especialistas dieron una serie de recomendaciones clave para armonizar y hacer más fluida la comunicación y la coordinación entre equipos de trabajo, pero también resaltaron que el rol de la persona líder es primordial.

Liderazgo: rol clave

“Mucho del trabajo en equipo pasa por el liderazgo y está correlacionado con la resolución de conflictos”, comentó el psicólogo.

Bustamante enfatizó en que para generar trabajo en equipo es fundamental que la persona líder delimite bien las tareas y defina los roles de cada integrante. La mayoría de conflictos en la virtualidad giran en torno a estos temas, mientras en la presencialidad se acentúan los conflictos relacionales, es decir, temas de convivencia.

Para evitarlos, la persona líder debe delimitar con claridad qué se tiene que hacer, cuáles son los roles y las cargas de trabajo, de forma que las labores no se recarguen en un trabajador en específico. Sumado a eso, le tocará estar atento de si los miembros cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias, así como una conexión a Internet óptima.

“La persona líder del equipo debe desarrollar competencias para la gestión de equipos virtuales, volverse ágil digitalmente. Establecer rutinas de gestión por objetivos y no por tareas. Tener una clara estrategia, procedimientos claros y compartidos sobre cómo se distribuirá el trabajo y cómo se coordinará”, agregó Cubero.

Pero los trabajadores no se escapan. La consultora también mencionó algunas tareas de los miembros del equipo que pueden ayudar a mejorar la dinámica de teletrabajo: reforzar el aprendizaje, seguir los procesos y estar abiertos a la colaboración digital, además de desaprender y aprender los nuevos esquemas de trabajo e impulsar una dinámica cada vez más fuerte de intercambio virtual.

Tácticas

Tanto Bustamante como Cubero apuntaron algunas tácticas o acciones puntuales que el equipo podría implementar para mejorar las relaciones durante el teletrabajo:

Recorrer el viaje de un día del colaborador y cómo se ha transformado en un año para el rediseño de la coordinación entre los equipos y con el líder, entre otros.

Habilitar herramientas colaborativas como Slack, Teams, Zoom, entre otras, pero activando funcionalidades ampliadas más allá de videollamadas (pizarras interactivas, almacenaje, fondos dinámicos, íconos etc).

Si de distribución de tareas se trata, se puede recurrir a aplicativos para gestión de equipos y tareas como Asana, Trello o Jira.

Establecer rutinas nuevas: reuniones, sesiones de seguimiento diario, espacios de innovación etc. Es fundamental consolidar estas rutinas para crear nuevos rituales y esquemas que den seguridad.

Generar incentivos de tiempo para motivar a cumplir la meta (como dar una tarde libre si el trabajador cumplió la meta del día).

Generar espacios libres, ya sea individuales o grupales, para liberar estrés.

Reunirse de forma individual con cada persona, dando guías, pero también orientando el trabajo, preferiblemente con base a métricas, para evitar pensar que las correcciones se dan con base a temas personales.

Recibir retroalimentación de cada persona y en equipo.

Recomendaciones personales

“Es un reto poder desconectarse y ‘salir de la oficina’ cuando tu oficina y hogar comparten espacio, pero he aprendido a respetar los tiempos para bien”, contó Jimena González.

Justamente esa línea entre el trabajo y la vida personal se ha vuelto más difusa con el teletrabajo casi permanente en el que laboran muchas personas por estos días.

La actitud de cada miembro influye en el equipo como un todo, es por eso que también hay recomendaciones para el equilibro personal.

“La ausencia de una cultura digital llevó a las malas prácticas que generaron desequilibrio entre la vida y el trabajo”, mencionó Cubero.

Por ello, es primordial aprender a buscar espacios personales: sin llamadas, correos o mensajes de WhatsApp. Sin celular, de ser posible.

“El espacio personal yo lo manejo y tengo poder sobre él”, afirmó el psicólogo, por lo que se debe fomentar la desconexión digital, ya no solo por temas laborales, sino por la propia salud mental. Esto se relaciona con evitar “partir la jornada” o hacer cosas fuera del horario meramente laboral.

Después de un año y más de teletrabajo, Jimena González hizo un balance personal positivo: se describió feliz con la experiencia, pero insistió en la importancia del equilibrio.

“Lo más importante bajo cualquier modelo es aprender a tener ese balance óptimo de productividad y estabilidad emocional”, aseguró.

“A través de espacios libres donde la gente haga catarsis, le estás diciendo que son personas y que son importantes”. Carlos Bustamante

Profesor de psicología laboral.