¿Cómo se firma digitalmente un documento en PDF?

La firma digital requiere de un lector que se conecta a la computadora

La firma digital le permite a su dueño firmar documentos electrónicos, con la misma relevancia jurídica que lo hace con la firma autógrafa. Así lo define el Banco Central de Costa Rica (BCCR) en la documentación publicada en su sitio web.

Incluso, información suministrada por la autoridad monetaria detalla que la firma digital permite demostrar que una persona, oficialmente identificada, es la autora o responsable de un documento electrónico y que el contenido de dicho documento no ha sufrido ninguna alteración.

Además, esta herramienta puede ser utilizada para muchos fines, entre los cuales también se encuentra la autenticación en sitios como, por ejemplo, páginas web de entidades bancarias.

De momento, los usuarios solo pueden usar la firma digital en la computadora. Sin embargo, el pasado 3 de mayo, el Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) y el Banco Central de Costa Rica presentaron un plan piloto que permitirá a los usuarios de la aplicación BN Móvil realizar transacciones utilizando la firma digital desde los celulares.

En el anuncio de esta iniciativa, Jaime Murillo, subgerente general de operaciones del Banco Nacional, había indicado que el plan piloto empezaba en mayo con “algunos empleados” de la entidad bancaria y del Banco Central, y que a partir de junio, la firma digital para utilizarla en móviles estaría disponible para los clientes del BNCR que ya poseen firma digital o para “aquellos que puedan ir a contratar el servicio directamente en alguno de nuestros sitios”.

Empero, según comentó a EF el subgerente general de operaciones del Banco Nacional, este viernes 5 de agosto, “para los dispositivos móviles el Banco Central está terminando de afinar unos detalles técnicos, razón por la que aún no está disponible para los clientes. Caso contrario sucede en Banca en Línea, en donde sí estamos ya en producción”.

Por su parte, de acuerdo con el reporte de emisión de firma digital en personas físicas, disponible en el sitio web del Central, en 2021 se emitieron 94.082 certificados de firma digital en Costa Rica. En 2022 la cantidad registrada, hasta las 12:51 p. m. del 6 de agosto, era 57.831.

A continuación, EF explica el paso a paso para suscribir un documento electrónico con la firma digital.

El proceso

De acuerdo con Vanessa Rivera, supervisora de punto país del Banco de Costa Rica (BCR), el paso inicial para firmar digitalmente un documento es descargar los “instaladores”, así se tendrán los “componentes de firma digital en la computadora para que después pueda firmar y le reconozca la firma digital”.

Los instaladores requeridos para el uso de la firma digital se pueden descargar en el sitio web del Centro de Soporte Firma Digital.

Con ayuda de la supervisora de punto país del BCR y de dos videos explicativos disponibles en la página web Mi firma digital –un sitio que, de acuerdo con Rivera, administra el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt), como ente rector en la materia–, EF explica cómo se firma digitalmente un documento dependiendo del formato: PDF y Word.

Firma de un PDF

1 Conecte el lector de firma digital a su computadora e ingrese la tarjeta de firma digital en el lector.

2 Abra en su computadora el documento en PDF que quiere firmar.

3 Ingrese a la pestaña “herramientas” (en la parte superior de la pantalla).

4 Seleccione abrir donde dice “certificados”.

5 Dele clic a “firmar digitalmente”.

6 Lea la información que aparece en la ventana emergente y dele clic al botón de aceptar.

7 Haga clic derecho, manténgalo presionado y arrastre el mouse para dibujar un rectángulo (del tamaño que desee) donde quiere que aparezca su firma.

8 Cuando le aparezca el recuadro que dice “firmar con un ID digital”, seleccione el ID digital que desea utilizar para la firma y dele continuar.

“Si no aparece nada (cuando se abre ese recuadro), no está firmando digitalmente. O sea, o hay un problema con el certificado, la tarjetita o no lo conectó bien. Siempre, siempre tiene que aparecer la referencia con el nombre (completo) de uno y que exactamente diga que está emitido por un ‘CA SINPE para persona física’”, explicó Rivera. 9Verifique

9 Verifique que junto con su nombre aparezca la palabra “firma” entre paréntesis.

10 Presione el botón de firmar.

11 Guarde el documento firmado. La recomendación es que guarde el documento con un nombre distinto al original. Por ejemplo: “Nombre del documento original - firmado”.

12 Cuando el recuadro de seguridad le solicite sus credenciales, dele aceptar y digite el PIN de su firma digital.

“Hasta ahí ya está firmado exactamente. Cuando ya se estampa, por decirlo de alguna forma, la firma en el documento es porque ahí ya está firmado digitalmente”, dijo la supervisora de punto país del Banco de Costa Rica.

Por su parte, en caso de que no se acuerde del PIN y necesite solicitar uno nuevo, entonces lo que procede es acudir (con la tarjeta de firma digital y la cédula vigente y en buen estado) a una de las “oficinas de registro”, puede ser a la que asistió cuando sacó, por primera vez, la firma digital o podría ser a otra.

“Por ejemplo, usted pudo haber sacado su firma digital en el Banco de Costa Rica, se le olvidó el PIN pero por cercanía o por momento, usted tiene cerca la sucursal de cualquier emisor autorizado y, como también tienen firma digital, usted puede ir a solicitar un nuevo PIN (...) porque todos estamos conectados al Banco Central. Entonces eso permite que entre las mismas instituciones podamos hacer las gestiones”, detalló la funcionaria del BCR.

Eso sí, el trámite de cambio de PIN tiene un costo, el cual depende de cada entidad financiera. Incluso, este puede variar dependiendo de si se es cliente de esa institución o se trata de “público general”.

Los precios de los productos (incluido el cambio de PIN) que ofrecen las oficinas de registro autorizadas puede observarlos en el apartado Emisores y costos, que está disponible en la página web del Banco Central de Costa Rica.

“(La firma digital) me ahorra mucho tiempo, me ahorra traslados, gasolina, entonces a final de cuentas es un buen negocio”.

Pablo Fonseca Usuario de firma digital